↑ Вгору

Реферат на тему

Access. Робота із запитами


читати

Переглянути реферат

зберегти

Скачати реферат

друкувати

Друкувати реферат

Реферат на тему:

Access. Робота із запитами



Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на
персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір
записів і файлів, які організовані спеціальним чином. В комп’ютері,
наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів.
Можливо, зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або
набір файлів з даними по фінансовим справам: отримані або виставлені
рахунки, витрати по чековій книжці або балансам. Один з типів баз даних
– це документи, які набрані за допомогою текстових редакторів і
згруповані за темами. Другий тип – файли електронних таблиць, які
об’єднані в групи по характеру їх використання. Щоб керувати даними, які
розкидані по сотням таблиць і файлів використовуються системи керування
базами даних (СКБД). Microsoft Access 97 саме є такою системою.

Майже всі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування
базами даних. Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій
базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного
об’єкту. В реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць.
Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному
вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів –
атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису
величин всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного
клієнта). В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору
інформації з однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою
даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці.
Більше того, можна виконати запит із використанням результатів іншого
запиту. Можна об’єднати інформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і
опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування
інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує
каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в
численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій:
визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні
можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Access основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти,
макроси і модулі. Таблиця – об’єкт, який використовується для збереження
даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких зберігаються
різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся інформація про
деякий об’єкт. Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати
потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту можна
використовувати бланк QBE(запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна
створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних.
За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи
дані з одної або декількох існуючих таблиць. Форма – об’єкт, призначений
в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування

ння їх на екрані або керування
роботою додатку. Звіт – об’єкт, призначений для створення документа,
який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ
іншого додатку.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ НА ВИБІРКУ ДАНИХ

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з
використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати
дані з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити
майстер запитів.

Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але
і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна
використовувати для зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд,
сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто
приходиться проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць.
Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і
інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну
дані вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access
створює набір записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків
з набором записів можна працювати так само, як з таблицею: можна
проглянути і відібрати інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на
відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі
даних. Access створює набір записів з даних таблиць тільки під час
виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе
відповідні зміни в таблицю, на базі яких побудований запит.

При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способом
виділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити
можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список і
поле зі списком, що спрощує введення даних.

Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, і вікні бази
даних потрібно перейти на вкладку Запросі натиснути кнопку Создать, яка
міститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно
діалогу Новый запрос. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі
конструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного з
декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі
конструктора, треба виділити його ім`я на вкладці Запросі натиснути
кнопку Конструктор. Запит відкривається в режимі Конструктор. В верхній
частині вікна запиту знаходяться списки полів (назви стовпчиків
таблиці), в нижній частині - бланк запиту.

Вибір даних з однієї таблиці

Одна з переваг запитів є те, що вони дозволяють достатньо швидко
відібрати необхідні дані з декількох пов'язаних таблиць. Але запити
корисні і при роботі з одною таблицею. Всі методи, які використовуються
для роботи з єдиною таблицею, підходять і для складних багатотабличних
запитів.

Найкраще за все створити запит на основі одної таблиці так: відкрити
вікно бази даних, вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки
Новыйобъектна панелі інструментів і вибрати пункт Новый запрос і
натиснути кнопку ОК (якщо рядок Имя таблицыне виводиться в бланку

натиснути кнопку ОК (якщо рядок Имя таблицыне виводиться в бланку
запиту, слід вибрати команду Вид/Имена таблиц). Відкривається вікно
конструктора, воно розділене на дві частини (мал. 1). В верхній частині
знаходяться списки полів таблиць або запитів, на підставі яких
створюється новий запит. В нижній розміщений бланк QBE (Query By Example
- запит по зразку), в якому виконується вся робота по створенню нового
запиту. Кожний стовпчик бланку представляє одне поле, яке
використовується в запиті. Поле може просто належати одній з таблиць,
бути обчислюваним (його значення розраховується на основі одного або
декількох полів таблиці), або підсумковим, яке використовує одну із
вбудованих функцій Microsoft Access.

Коли вводяться умови відбору для декількох полів, то всі вирази в рядку
Условие отбора або в рядку илиповинні приймати значення Істина для
любого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що
Access виконує логічну операцію ANDнад умовами відбору, які знаходяться
в одному рядку. Щоб результат операції ANDмав значення Істина, умови
повинні бути істинними; тільки в цьому випадку запис відбирається
запитом. Наприклад, ми вибираємо записи з таблиці, в якій знаходяться
дані про робітників. Умовою відбору обрано поле Загальний стаж і його
значіння:

>10 AND <20

Це означає, що будуть відібрані тільки ті записи (з даними про
робітників) значення яких відповідає обом умовам в рядку Условие отбора
(стаж більше 10 років, але не перевищує 20). Всі інші записи в таблицю
запиту не попадуть.

Коли задаються для деякого поля декілька умов відбору, які з’єднані
логічним оператором OR, то для того, щоб запис був відібраний запитом,
істинним повинна бути хоча б одна з них. Є два способи задати декілька
пов’язаних оператором OR умов для одного поля. Можна ввести всі умови в
одну чарунку рядка Условие отбора і з’єднати їх оператором OR.
Наприклад, з таблиці про поставників продукції запис в чарунці Условие
отбора:

“Київ” OR “Вінниця”, означає, що будуть відібрані всі записи про
поставників, що знаходяться в містах Київ і Вінниця.

Інший варіант: введення кожної умови в окрему чарунку рядка или. При
використанні декількох рядків илидля відбору запису достатньо виконання
всіх умов в одному з рядків или.

Окрім звичайних операторів порівняння Access пропонує три спеціальних
оператора, корисних для відбору даних, які виводяться в наборі записів
запиту.

BETWEEN. Визначає діапазон значень. Between 10 означає те саме, що і
вираз And 20 >=10 And <=20.

IN. Задає список значень, що використовується для порівняння. Вираз
IN(“Київ”,“Вінниця”) означає те саме, що і вираз “Київ” OR “Вінниця”.

LIKE. Оператор, корисний для пошуку зразків в текстових полях. В зразок
пошуку можна включити символи шаблона, “?” заміняє любий символ в даній
позиції, а “*” означає любу кількість символів в даній позиції. Символ
“#” вказує, що в даній позиції повинна бути цифра.

Умови відбору для дат і часу

Microsoft Access зберігає значіння дат і часу як числа з плаваючою комою

ою
і з подвійною точністю. Значіння з лівого боку від десяткової коми
відповідає даті, а дробова частина числа представляє час доби.

Щоб повідомити Access про те, що вводиться дата і час, значення
вміщується в символи числа (#). Наприклад, #10 Квітень 2003# і
#10/04/03# визначають одну і ту саму дату.

Access дає декілька функцій, які можна використовувати при завданні умов
відбору для дат і часу:

Day(дата). Повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31.

Month(дата). Повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12.

Year(дата). Повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999.

Weekday(дата). Повертає значення чисел від 1 (Неділя) до 7 (Субота), які
відповідають дням тижня.

Hour(дата). Повертає ціле число від 0 до 23, які представляють значення
часу.

DatePart(інтервал, дата). Повертає номер кварталу або номер тижня в
залежності від того, який код інтервалу задається (“q” - для визначення
кварталу, “ww” - для визначення порядкового номера тижня в році).

Date(). Повертає поточну системну дату.

Використання параметрів запиту

До сих пір ми вводили умови відбору безпосередньо в бланк запиту в
режимі конструктора. Але на етапі створення запиту на завжди можна
визначити, які значіння повинен відшукувати Access. Потрібно включити в
запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати
конкретні умови відбору.

Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Условие отборазамість
конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те,
що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я
параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в
якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному
запиті можна задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного
параметру повинно бути унікальним і інформативним.

Для кожного параметра запиту можна вказати тип даних. Access
використовує цю інформацію для перевірки введеного значення. Наприклад,
якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в
значенні параметра. З мовчазної згоди Access надає параметрам запиту
текстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба вибрати
команду Запрос/Параметры, і Access виведе на екран вікно діалогу
Параметры запроса. В цьому вікні діалогу вводиться ім’я кожного
параметра, тип якого ми хочемо визначити, в стовпчик Параметрв такому
вигляді, в якому воно було вказане в бланку запиту, але без квадратних
дужок. В стовпчику Тип данныхтреба встановити потрібний тип даних, який
вибирається зі списку, що розкривається. Після визначення всіх
параметрів натискаємо кнопку ОК.

При виконанні запиту Access попросить ввести почергово значення для
кожного з параметрів, використовуючи вікно діалогу.

Багатотабличні запити

Розглянувши можливості запитів, які основані на одній таблиці, на базі
отриманих знань легко організувати перегляд об’єднаних даних з декількох
пов’язаних таблиць. Здатність запитів відбирати дані з декількох таблиць
особливо корисна при створенні форм і звітів.

форм і звітів.

Розглянемо приклад, в якому об’єднується інформація з двох таблиць. В
вікні бази даних треба перейти на вкладку Запросыі натиснути кнопку
Создать. В вікні діалогу Новый запросвибрати Конструкторі натиснути
кнопку ОК. Access відкриє вікно нового запиту в режимі конструктора і
виведе на екран вікно діалогу Добавление таблицы. Вікно діалогу дозволяє
вибрати таблиці і запити, які будуть базовими для нового запиту.
Вибираються дві таблиці і закривається вікно.

Якщо зв’язок між базовими таблицями був раніше визначений, то верхня
частина вікна запиту в режимі конструктора буде виглядати так, як
показано

Слід враховувати, що запит не зберігає дані. Якщо необхідно зберегти
проміжні дані, то робити це необхідно в новій таблиці, скопіювавши і
вставивши стару таблицю.

В частині 1 було розглянуто створення запитів на вибірку даних і їх
поновлення. Звичайно, для побудови запиту використовується конструктор,
в якому розміщений бланк запиту QBE (Query By Example - запит по
зразку). Саме тут виконується вся робота по створенню нового запиту. В
кожний рядок бланка записуються різні умови: вибір полів, сортування,
умови відбору.

Умови відбору даних різноманітні: за конкретним значенням поля, за
допомогою спеціальних операторів OR, AND, BETWEEN, IN, LIKE. Також
розглянуті умови відбору для дати і часу, використання параметрів запиту
з відповідним типом даних, згаданий спосіб створення запиту на основі
іншого запиту.

Всі можливості запитів, які основані на одній таблиці, відповідають і
створенню багатотабличних запитів. Ці запити здатні відбирати дані з
декількох таблиць, що особливо корисно при створенні таких компонентів
систем керування базами даних, як форми і звіти.

Для полегшення роботи користувача, особливо початківця, рекомендоване
створення запиту за допомогою майстра запитів.

В частині 2 розглянута можливість обчислення будь-яких полів таблиці і
створення нового поля таблиці на основі обчислюваного виразу.
Обчислювані вирази будуються за допомогою арифметичних операцій над
полями таблиці. Для побудови складних виразів використовується
Построитель выражений.

Особлива увага приділяється створенню підсумкових запитів (підсумкові
функції Access), які є результатом по групам даних.

В частині 3 розглянутий такий тип підсумкових запитів, як перехресні
запити. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді
перехресної таблиці, яка нагадує електронну.

В частині 4 показані запити на зміну даних, які допомагають зручно
змінювати дані одразу в декількох записах. Також можна створювати нові
таблиці, запити на додавання (з інших баз даних в нашу). Запити такого
типу допомагають видаляти записи, групи записів.

В частині 5 розглянуті питання безпеки праці і вимоги до виробничого
освітлення робочого місця.

Збереження запиту відбувається шляхом натискання кнопки Сохранитьна
панелі інструментів.

Для збереження копії об’єкта бази даних з новим ім’ям або в іншому
файлі, при умові що об’єкт відкритий або виділений, потрібно вибрати
команду Сохранить как/Экспортв меню Файл. Щоб зберегти об’єкт в поточній

нду Сохранить как/Экспортв меню Файл. Щоб зберегти об’єкт в поточній
базі даних, треба вибрати параметр В текущей базе данныхв діалоговому
вікні Сохранение объекта, ввести ім’я об’єкта і натиснути ОК.

Для перейменування запита потрібно впевнитися, що об’єкт бази даних
закритий. Далі в вікні бази даних вибрати вкладку Запросы, яка містить
потрібний об’єкт. Натиснути кнопку миші на імені об’єкта, а потім знову
натиснути кнопку миші, щоб змінити ім’я, ввести нове ім’я.

Для видалення об’єкта виділити його і натиснути кнопку Delete.

Оптимізація запитів

Існує ряд способів прискорення виконання запитів:

- Стискати бази даних

- Індексувати поля

- Вибирати типи даних мінімального розміру

- При створенні запиту не додавати лишні поля в запит. Зняти прапорець
Вывод на экрандля полів, зміст яких не виводиться в запиті

- Використовувати для умов відбору вирази, які дозволяють оптимізувати
запит.



Використана література

Дубнов, Павел Юрьевич Access 2002: Самоучитель.- М.: Изд-во ДМК Пресс,
2004.- 320с.- 58.06

Бекаревич Юрий, Пушкина Нина Microsoft.Access 2000.-
Дюссельдорф,К.,М.,СПб.: БХВ-Петербург, 2001.- 480с.

Баркер Скотт Ф. Профессиональное программирование в Access 2002.- М:
Вильямс, 2002.- 992с.

Послед Борис Access 2000. Базы данных и приложения.- К: "ДиаСофт",
2000.- 512с.

Нейбауэр А. (Нейбауэр, Алан) ACCESS для занятых/ Пер.на русский
яз.Д.Цибуля.- СПб: Питер Пресс, 1997.- 368с.- 14.00

Microsoft Access 2002. Шаг за шагом.- М.: ЭКОМ, 2002.- 352с.

Microsoft Access 2007. Шаг за шагом.- М.: ЭКОМ, 2007.-


© 2013 Alive-inter.net Про сайт Зворотній зв`язок Відмова від відповідальності